Řešení pro finance a controlling
Měsíční report z živých dat. Součty počítá systém, ne model.
Čísla máte v databázi, komentáře ve Wordu, smlouvy a směrnice v PDF ve sdílené složce. Asistent se dívá do obojího naráz, vyplní vaši firemní šablonu a u každého tvrzení ukáže, ze kterého dokumentu nebo dotazu pochází. Stejně pracuje i v účetní a poradenské firmě, kde se totéž opakuje u každého klienta.
Janacontrolling
Připrav měsíční report pro vedení podle naší šablony.
prohledávané zdroje
- 01 Data z ERP a účetního systému přes SQL Server, PostgreSQL nebo MySQL (čtecím účtem)
- 02 Sledované složky se směrnicemi, uzávěrkovými podklady a podklady k auditu
- 03 Smlouvy s dodavateli a odběrateli v PDF a Wordu
- 04 Přijaté a vydané faktury v PDF
a 4 další
Co vás brzdí
Kde se dnes ztrácí čas
- 01
Report vzniká přepisováním mezi třemi okny
Export z databáze, přepis do Excelu, komentáře z Wordu, dohledávání ve složkách a nakonec kontrola, jestli čísla sedí. Práce, kterou nikdo nevidí a která se každý měsíc opakuje. Z jedné otázky v chatu vznikne vyplněná firemní šablona s tabulkami a grafy, číslovanou verzí a exportem do Wordu, PDF, Excelu, HTML nebo Markdownu.
- 02
Součty v reportu musí sedět na korunu
Odhad ve finančním výkazu nemá co dělat. Součty, počty, průměry a procenta proto počítá dokument podle pravidel, ne jazykový model, a formát čísel a dat drží nastavení jazyka. Tvrzení z vašich dokumentů navíc nese číslo citace: klik otevře zdroj na zvýrazněné pasáži i se stranou a datem poslední změny. Věta bez nalezené pasáže citaci nedostane, takže je hned vidět, co je doložené a co ověřit.
- 03
K aktuálním číslům se dostane jen ten, kdo umí SQL
Stav pohledávek, tržby proti loňsku, faktury po splatnosti. Data jsou v databázi, ale dotaz musí napsat kolega z IT, takže se čeká do zítřka. Asistent se zeptá sám – jedním čtecím dotazem s limity, který se zaznamená pro audit. Model přitom nikdy nedostane heslo k databázi.
- 04
Směrnice a smlouvy zná pár lidí zpaměti
Jak se schvaluje přijatá faktura, co jsme si sjednali za platební podmínky, odkdy platí nová verze směrnice. Odpověď je v PDF ve sdílené složce, ale nikdo neví ve kterém. Sledovaná složka se synchronizuje podle plánu (od 15 minut) a asistent cituje z aktuálního souboru.
Denní použití
Jak to vypadá každý den
| Role | Otázka | Co dostane |
|---|---|---|
| Controlling | „Připrav měsíční manažerský report pro vedení podle naší šablony.“ | Vyplněná firemní šablona s tabulkami, KPI ukazateli a grafy. Data vezme z živého dotazu do databáze i z dokumentů, součty dopočítá dokument a asistent shrne, co doplnil, co předpokládal a co chybí. Export do Wordu, PDF nebo Excelu, kde jsou čísla skutečnými čísly. |
| Finanční ředitel | „Jak se vyvíjejí tržby oproti loňsku a kde je největší rozdíl?“ | Živý čtecí dotaz do databáze ERP (SQL Server, PostgreSQL nebo MySQL) a tabulka s grafem v dokumentu vedle chatu. Dokument má číslované verze, takže se dá porovnat s tím, co jste posílali minule. |
| Hlavní účetní | „Které faktury jsou dnes po splatnosti a u kterých odběratelů?“ | Aktuální stav z databáze v režimu Živě, tedy bez kopírování dat do aplikace. Platí limity nastavené správcem (výchozí 200 řádků, 15 sekund a 10 dotazů na běh) a každý dotaz se zaznamená s uživatelem, textem i výsledkem. |
| Účetní a metodik | „Co říká naše směrnice o schvalování přijatých faktur?“ | Odpověď s citací na článek směrnice a stranu v PDF. Klik otevře dokument přímo na dané pasáži, takže se dá poslat dál i s odkazem na text. U starších skenů pomůže OCR, pokud ho správce zapne. |
| Nákup a finance | „Jaké platební podmínky a sankce jsme si s tímto dodavatelem sjednali?“ | Citace z rámcové smlouvy v PDF s číslem článku a stranou. Když je verzí smlouvy víc, asistent ukáže datum poslední změny souboru, ze kterého cituje. |
| Poradce v účetní firmě | „Shrň, co se u tohoto klienta za poslední čtvrtletí změnilo v nákladech, a dolož to.“ | Hloubkový průzkum rozloží otázku na podotázky a ke každé sbírá důkazy z klientských dokumentů i dat. Každý klient má vlastní pracovní prostor s pokyny, slovníkem zkratek a vlastním rozpočtem tokenů, takže se podklady ani útrata nemíchají. |
Controlling
„Připrav měsíční manažerský report pro vedení podle naší šablony.“
co dostane
Vyplněná firemní šablona s tabulkami, KPI ukazateli a grafy. Data vezme z živého dotazu do databáze i z dokumentů, součty dopočítá dokument a asistent shrne, co doplnil, co předpokládal a co chybí. Export do Wordu, PDF nebo Excelu, kde jsou čísla skutečnými čísly.
Zdroje a výstupy
Co připojíte a co z toho vypadne
vstupCo připojíte8 zdrojů
- sqlData z ERP a účetního systému přes SQL Server, PostgreSQL nebo MySQL (čtecím účtem)
- složkaSledované složky se směrnicemi, uzávěrkovými podklady a podklady k auditu
- dokumentySmlouvy s dodavateli a odběrateli v PDF a Wordu
- dokumentyPřijaté a vydané faktury v PDF
- dokumentyVýkazy, rozpočty a manažerské tabulky v Excelu, komentáře ve Wordu, podklady pro dozorčí radu v PowerPointu
- ocrNaskenované faktury a doklady přes OCR, pokud ho správce zapne
- webWebové stránky s metodikou a veřejně dostupnými předpisy
- poznámkyVlastní poznámky z chatu, například jak se u které položky postupovalo
výstupŠablony, které připravíte6 šablon
- reportMěsíční manažerský report pro vedení
- přehledKomentář k hospodářskému výsledku za období
- přehledPřehled pohledávek po splatnosti
- podkladPodklad pro uzávěrku a pro auditora
- zápisZápis z porady o rozpočtu
- dopisPrůvodní dopis k výkazu pro klienta nebo banku
Pro IT a bezpečnost
Co na to řekne vaše IT
-
Do účetní databáze se jen dívá
Databázi připojíte účtem jen pro čtení – je to hlavní pojistka proti změně dat. Projde jediný čtecí dotaz, změny a mazání aplikace odmítne, i když jsou schované v komentáři. Platí limity počtu řádků, doby běhu a počtu dotazů a každý dotaz se zaznamená s uživatelem, textem a výsledkem pro audit. Heslo se ukládá šifrovaně, nikdy se nezobrazuje a model je nedostane.
-
Mzdy a osobní údaje patří do samostatného zdroje
Všichni, kdo smí zdroj použít, se ptají nad stejnými tabulkami. Citlivé tabulky, například mzdy nebo osobní údaje, proto zařaďte do samostatného zdroje s užším okruhem uživatelů, případně je do výběru vůbec nezahrnujte. Ke zdroji patří čtyři úrovně přístupu (Použít, Číst, Upravovat, Spravovat), zdroj bez práva se neprozradí ani chybou a agent nikdy nerozšiřuje přístup toho, kdo ho spustil.
-
Finanční data nemusí opustit firmu
S lokálními modely data firmu neopustí vůbec a asistent pracuje i bez internetu. Cloudoví poskytovatelé se dodávají neaktivní a bez klíčů, takže bez zásahu správce se nic ven nepřipojí, a hlídač odchozích spojení pustí volání jen na povolené adresy. Sdílenou konverzaci nad citlivými zdroji sdílejte jen s lidmi, kteří k nim mají oprávnění – kdo ji dostane, vidí i dřívější odpovědi v ní.
Nasazení
Kde to u vás poběží
Pro finanční oddělení i pro účetní a poradenskou firmu dává smysl serverový režim.
Kontejner v Dockeru, služba na Linuxu (systemd a nginx s HTTPS) nebo na Windows Serveru. Získáte přihlašování přes místní účty nebo firemní adresář (LDAP / Active Directory), sdílení reportů s právem Číst nebo Upravovat, pracovní prostory pro controlling, účtárnu a jednotlivé klienty a připojení účetní databáze čtecím účtem. Nad mzdovými a zákaznickými daty nastavte prostory a agenty na lokální model, cloudový model nechte pro obecné a náročné úlohy, nebo ho vůbec nezapínejte. Malá účtárna nebo jeden controller si vystačí s desktopovou aplikací na jednom počítači (Windows nebo macOS s Apple Silicon) – bez přihlašovací obrazovky a s lokálními modely bez ceny za tokeny.
technologie
- Docker
- Linux
- Windows Server
- macOS
- LDAP
- Active Directory
- HTTPS
První měsíc
Jak vypadá první měsíc
-
1. týden
Připojíme sdílenou složku se směrnicemi, smlouvami a uzávěrkovými podklady a nastavíme plán synchronizace. Controller a hlavní účetní zkusí první otázky a ověří citace proti originálům.
-
2. týden
Správce vytvoří čtecí účet do databáze účetního systému. V SQL studiu vyberete tabulky, doplníte popisy sloupců a vazby, zvolíte režim Indexovat, Živě nebo Obojí a nastavíte limity dotazů. Citlivé tabulky necháte stranou nebo je vyčleníte do samostatného zdroje.
-
3. týden
Z vašeho Wordu nebo PDF (do 25 MB) vznikne šablona měsíčního reportu a komentáře k výsledku. Do pracovního prostoru controllingu doplníte slovník pojmů – interní zkratky, názvy středisek a označení projektů (až 200 pojmů).
-
4. týden
Pravidelné úlohy, jako je týdenní přehled pohledávek nebo podklad na poradu, převezmou agenti. Nastavíte sdílení, týdenní a měsíční rozpočty tokenů pro uživatele i prostor a rozhodnete, co poběží lokálně a co v cloudu. Termíny jsou orientační, záleží na tom, jak rychle se dostanete ke zdrojům a ke čtecímu účtu.
Související funkce
Funkce, které u toho využijete
Časté otázky
Na co se ptáte nejčastěji
Napojíte se na náš účetní systém?
Nenapojujeme se na konkrétní systém, čteme jeho databázi. Pokud data leží v SQL Serveru, PostgreSQL nebo MySQL, připojíte je jako zdroj – čtecím účtem, s výběrem tabulek, popisy sloupců a limity dotazů. Asistent pak odpovídá nad aktuálními stavy, počty a součty. Co nejde připojit přes SQL, lze zpracovat jako exporty v Excelu nebo CSV ve sledované složce.
Můžeme se na čísla v reportu spolehnout?
Součty, počty, průměry a procenta počítá dokument podle pravidel, ne jazykový model, a čísla z databáze pocházejí z dotazu, jehož text i výsledek jsou zaznamenané. Tvrzení z dokumentů nesou citace, takže si je ověříte jedním klikem. Nepodložené hodnoty, data a jména si asistent vyžádá nebo je označí jako odhad, aby je člověk před odesláním zkontroloval. Poslední kontrola a podpis zůstávají na vás.
Jak zabráníme tomu, aby asistent ukázal mzdy?
Mzdové a osobní tabulky buď do výběru vůbec nezahrnete, nebo je zařadíte do samostatného zdroje s užším okruhem lidí. Nový zdroj je vždy soukromý a práva přiděluje správce. Asistent hledá jen tam, kam má přístup ten, kdo se ptá, oprávnění se ověřuje při každém kroku odpovědi a odebrání práva platí okamžitě – i pro agenty.
Kolik stojí provoz na tokenech?
S lokálními modely se za tokeny neplatí nic, protože běží na vašem serveru nebo počítači. Pokud správce zapne cloudový model, používá se vlastní klíč zákazníka a platí se přímo poskytovateli. Aplikace ukazuje orientační cenu u každé odpovědi, spotřebu za 7, 30 a 90 dní po modelech a umí nastavit týdenní i měsíční rozpočet pro uživatele, pracovní prostor i celou firmu, s tvrdým nebo měkkým limitem. Pomocnou práci přebírá levnější model.
Poradí si s naskenovanými fakturami a doklady?
Ano, pokud správce zapne OCR. Skeny a obrázky pak projdou rozpoznáním textu stejně jako běžné PDF a asistent z nich cituje. U dockerové instalace se OCR doplňuje zvlášť.
Finance a controlling
Ukážeme to na vašem měsíčním reportu
Nezávazná ukázka na vašich datech, 60 minut. Vezmeme jednu vaši šablonu, jednu směrnici a jeden dotaz do vaší databáze a uvidíte, jak report vznikne u vás. Stačí říct, kdy se vám to hodí.
Nezávazná ukázka na vašich datech, 60 minut.
„Rád vám asistenta ukážu osobně.“