Řešení pro obchod a distribuci
Kdo letos neobjednal, co slibuje ceník a co stojí v podmínkách
Nabídky, ceníky, rámcové smlouvy a produktové listy leží ve sdílených složkách. Objednávky a obraty jsou v databázi. Asistent se dívá do obojího naráz, odpoví běžnou češtinou a u každého tvrzení ukáže dokument a stranu, ze které ho vzal.
Lucieobchod
Kteří zákazníci letos ještě neobjednali?
Živý čtecí dotaz do databáze objednávek a seznam v dokumentu vedle chatu, s posledním datem objednávky a loňským objemem. Dotaz se zaznamená pro audit, součty dopočítá dokument.
prohledávané zdroje
- 01 Sledované složky s nabídkami, ceníky a produktovou dokumentací (včetně podsložek)
- 02 Objednávky, zákazníci a obraty z ERP nebo CRM přes SQL Server, PostgreSQL nebo MySQL
- 03 Rámcové smlouvy, obchodní podmínky a dodavatelské smlouvy v PDF a Wordu
- 04 Ceníky a přehledy v Excelu, prodejní prezentace v PowerPointu
a 3 další
Co vás brzdí
Kde se dnes ztrácí čas
- 01
Seznam zákazníků, kteří přestali objednávat, vzniká ručně
Export z databáze, kontingenční tabulka, porovnání s loňskem. Než seznam vznikne, je pátek. Asistent se zeptá živým čtecím dotazem do vaší databáze (SQL Server, PostgreSQL nebo MySQL) a výsledek rovnou převede do dokumentu vedle chatu. Součty a procenta počítá dokument podle pravidel, ne jazykový model.
- 02
Co jsme komu slíbili, je roztroušené v nabídkách a smlouvách
Sleva z loňské nabídky, splatnost z rámcové smlouvy, dodací lhůta z e-mailu. Před schůzkou to nikdo nestihne dohledat. Asistent projde připojené složky naráz a u každé věty ukáže dokument, stranu a datum poslední změny. Klik otevře nabídku přímo na zvýrazněné pasáži.
- 03
Platí ten ceník, nebo už ten novější?
Na disku jsou tři verze ceníku a nikdo neví, která je aktuální. Sledovaná složka se synchronizuje podle plánu, od 15 minut, a přírůstkový běh nezměněné soubory přeskočí. Historie posledních 50 běhů ukáže, co se změnilo a kde nastala chyba, takže asistent cituje z toho, co dnes opravdu platí.
- 04
Měsíční obchodní report se skládá z několika systémů
Čísla z databáze, komentáře obchodníků ve Wordu, tabulka v Excelu. Přepisování mezi nimi nikomu nepřidá hodnotu. Z odpovědi v chatu vznikne verzovaný dokument nebo vyplněná firemní šablona s exportem do Wordu, PDF, Excelu, HTML nebo Markdownu.
Denní použití
Jak to vypadá každý den
| Role | Otázka | Co dostane |
|---|---|---|
| Obchodník | „Kteří zákazníci letos ještě neobjednali?“ | Živý čtecí dotaz do databáze objednávek a seznam v dokumentu vedle chatu, s posledním datem objednávky a loňským objemem. Dotaz se zaznamená pro audit, součty dopočítá dokument. |
| Key account manažer | „Co jsme tomuhle zákazníkovi slíbili v poslední nabídce a co říká rámcová smlouva o splatnosti?“ | Odpověď s citacemi na konkrétní nabídku i článek smlouvy. Klik otevře PDF na zvýrazněné pasáži se stranou, takže se dá text poslat dál i s odkazem na originál. |
| Vedení obchodu | „Připrav měsíční obchodní report pro vedení podle naší šablony.“ | Vyplněná firemní šablona s tabulkami a grafy, číslovanou verzí a exportem do Wordu, PDF nebo Excelu. Asistent shrne, co doplnil, co předpokládal a co chybí; nepodložené údaje označí jako odhad. |
| Marketing | „Sepiš z produktové dokumentace tři hlavní přednosti této řady a čím se liší od předchozí.“ | Souhrn z produktových listů a katalogů ve sledované složce, každé tvrzení s citací. Podklad pro newsletter nebo prodejní list vznikne rovnou jako dokument s verzemi. |
| Příprava nabídek | „Jaké ceny a slevy jsme tomuto zákazníkovi dávali loni a co platí v aktuálním ceníku?“ | Porovnání dřívějších nabídek s platným ceníkem, u každého údaje odkaz na zdrojový soubor. Z odpovědi vznikne nabídka ve vaší šabloně, kterou obchodník před odesláním zkontroluje. |
| Zákaznický servis | „Co obchodní podmínky říkají o reklamaci a vrácení zboží po třiceti dnech?“ | Citace z obchodních podmínek s článkem a stranou. Věta, ke které se pasáž nenašla, citaci nedostane, takže je hned vidět, co je doložené a co je potřeba ověřit. |
Obchodník
„Kteří zákazníci letos ještě neobjednali?“
co dostane
Živý čtecí dotaz do databáze objednávek a seznam v dokumentu vedle chatu, s posledním datem objednávky a loňským objemem. Dotaz se zaznamená pro audit, součty dopočítá dokument.
Zdroje a výstupy
Co připojíte a co z toho vypadne
vstupCo připojíte7 zdrojů
- složkaSledované složky s nabídkami, ceníky a produktovou dokumentací (včetně podsložek)
- sqlObjednávky, zákazníci a obraty z ERP nebo CRM přes SQL Server, PostgreSQL nebo MySQL
- dokumentyRámcové smlouvy, obchodní podmínky a dodavatelské smlouvy v PDF a Wordu
- dokumentyCeníky a přehledy v Excelu, prodejní prezentace v PowerPointu
- ocrNaskenované objednávky a podepsané dodatky přes OCR, pokud ho správce zapne
- webWebové stránky s katalogy a technickými listy dodavatelů
- poznámkyVlastní poznámky obchodníků uložené jedním klikem z chatu
výstupŠablony, které připravíte6 šablon
- reportMěsíční obchodní report pro vedení
- zápisZápis ze schůzky se zákazníkem
- dopisPrůvodní dopis k nabídce
- přehledPřehled stavu klíčových zákazníků
- podkladPodklad pro cenové jednání
- dokumentProduktový list z dokumentace
Pro IT a bezpečnost
Co na to řekne vaše IT
-
Do databáze objednávek se jen dívá
Databázi připojíte účtem jen pro čtení – je to hlavní pojistka proti změně dat. Projde jediný čtecí dotaz, změny a mazání aplikace odmítne, i když jsou schované v komentáři. Platí limity, které nastaví správce, výchozí 200 řádků, 15 sekund a 10 dotazů na běh. Každý dotaz se zaznamená s uživatelem, textem i výsledkem pro audit a model nikdy nedostane heslo k databázi.
-
Obchodník vidí své zákazníky, ne cizí marže
Ke zdroji patří čtyři úrovně přístupu (Použít, Číst, Upravovat, Spravovat) a zdroj bez práva se neprozradí ani chybou. Oprávnění se ověřuje při každém kroku odpovědi. Citlivé tabulky, například nákupní ceny nebo osobní údaje, zařaďte do samostatného zdroje s užším okruhem lidí, nebo je do výběru vůbec nezahrnujte. Agent nikdy nerozšiřuje přístup – hledá jen tam, kam má ten, kdo ho spustil.
-
Ceníky a zákaznická data nemusí opustit firmu
S lokálními modely data firmu neopustí vůbec a asistent funguje i bez internetu. Cloudoví poskytovatelé se dodávají neaktivní a bez klíčů, takže bez zásahu správce se nic ven nepřipojí. Je-li povoleno hledání na webu, odchází jen hledaný dotaz, ne obsah dokumentů; u pojmů ve slovníku navíc určíte, zda se jejich plný význam smí použít i v dotazech na web, takže jméno zákazníka nebo interního projektu ven neodejde.
Nasazení
Kde to u vás poběží
Pro obchod a distribuci se hodí serverový režim.
Kontejner v Dockeru, služba na Linuxu (systemd a nginx s HTTPS) nebo na Windows Serveru. Obchodníci se přihlásí místním účtem nebo přes firemní adresář (LDAP / Active Directory), sdílejí konverzace a dokumenty s právem Číst nebo Upravovat a pracují v oddělených prostorech pro obchod, marketing a key accounty. Databázi ERP nebo CRM připojí správce čtecím účtem s limity dotazů. Nad zákaznickými a cenovými daty nastavte lokální model a cloudový model nechte pro obecné a náročné úlohy, nebo ho vůbec nezapínejte. Menší obchodní tým zvládne i desktopová aplikace na jednom počítači (Windows nebo macOS s Apple Silicon) – bez přihlašovací obrazovky, s lokálními modely a bez ceny za tokeny.
technologie
- Docker
- Linux
- Windows Server
- macOS
- LDAP
- Active Directory
- HTTPS
První měsíc
Jak vypadá první měsíc
-
1. týden
Připojíme sdílenou složku s nabídkami, ceníky, obchodními podmínkami a produktovou dokumentací a nastavíme plán synchronizace (od 15 minut). Obchodník a key account zkusí první otázky a ověří citace proti originálům.
-
2. týden
Správce vytvoří čtecí účet do databáze ERP nebo CRM. V SQL studiu vyberete tabulky zákazníků a objednávek, doplníte popisy sloupců, zvolíte režim Indexovat, Živě nebo Obojí a nastavíte limity dotazů.
-
3. týden
Z vašeho Wordu nebo PDF vznikne šablona měsíčního obchodního reportu a průvodního dopisu k nabídce. Do pracovního prostoru obchodu doplníte slovník zkratek – názvy řad, segmentů a interních označení (až 200 pojmů).
-
4. týden
Opakované úlohy, jako je týdenní přehled zákazníků bez objednávky nebo podklad na obchodní poradu, převezmou agenti. Nastavíte sdílení pro tým, rozpočty tokenů a rozhodnete, co poběží lokálně a co v cloudu. Termíny jsou orientační, záleží hlavně na tom, jak rychle se dostanete ke zdrojům.
Související funkce
Funkce, které u toho využijete
Časté otázky
Na co se ptáte nejčastěji
Napojíte se na náš ERP nebo CRM systém?
Nejde o integraci konkrétního systému, ale o čtení jeho databáze. Pokud data leží v SQL Serveru, PostgreSQL nebo MySQL, připojíte je jako zdroj – čtecím účtem, s výběrem tabulek, popisy sloupců a limity dotazů. Asistent pak odpovídá nad aktuálními stavy, počty a součty. Model dostane jen schéma; ukázkové řádky tabulek až po výslovném souhlasu v SQL studiu.
Pozná asistent, který ceník je aktuální?
Cituje z toho, co je ve zdroji v okamžiku dotazu. Sledovaná složka se synchronizuje podle plánu, od 15 minut, a u každé citace je vidět dokument, strana i datum poslední změny. Historie posledních 50 běhů ukáže, které soubory přibyly nebo se změnily. Nejjistější je držet ve sledované složce jen platné ceníky a archiv mít stranou.
Napíše nám asistent rovnou nabídku pro zákazníka?
Připraví podklad ve vaší šabloně. Z vlastního Wordu nebo PDF do 25 MB vznikne firemní šablona – model označí nadpisy, stálý text, tabulky, součty a podpisy a z Wordu převezme barvy, písma, okraje i logo. Asistent do ní vyplní pole z konverzace a dokumentů a shrne, co doplnil, co předpokládal a co chybí. Nepodložené ceny, termíny a jména si vyžádá nebo označí jako odhad, takže je obchodník před odesláním zkontroluje.
Uvidí obchodník data kolegů a marže?
Jen pokud mu k nim dáte přístup. Asistent hledá výhradně tam, kam má tazatel právo, a oprávnění ověřuje při každém kroku odpovědi. Citlivé tabulky zařaďte do samostatného zdroje s užším okruhem uživatelů. Pozor na sdílené konverzace: kdo konverzaci dostane, vidí i dřívější odpovědi v ní, včetně obsahu ze zdrojů, ke kterým sám přístup nemá.
Kolik nás to bude stát na tokenech?
S lokálními modely se za tokeny neplatí nic – běží na vašem serveru nebo počítači. U cloudového modelu si vkládáte vlastní klíč a platíte přímo poskytovateli; aplikace ukazuje orientační cenu u každé odpovědi a hlídá týdenní a měsíční rozpočty pro uživatele, pracovní prostor i celou firmu, s tvrdým nebo měkkým limitem. Pomocnou práci navíc přebírá levnější model a fulltext Ctrl K hledá bez spotřeby tokenů.
Obchod a distribuce
Ukážeme to na vašich nabídkách a datech z objednávek
Nezávazná ukázka na vašich datech, 60 minut. Vezmeme jednu rámcovou smlouvu, jeden ceník a jeden dotaz do vaší databáze a uvidíte, jak asistent odpovídá u vás. Stačí říct, kdy se vám to hodí.
Nezávazná ukázka na vašich datech, 60 minut.
„Rád vám asistenta ukážu osobně.“