Přeskočit na obsah
Domluvit konzultaci
Menu
Služby
Agenti
Pro firmy
Jak pracujeme
Bezpečnost
O nás
Domluvit konzultaci

Agent pro přijaté faktury, finance

Přijaté faktury zkontrolované proti objednávce a předkontované, účetní řeší jen odchylky

Agent si faktury vezme ze schránky nebo ze složky skenů, vytěží údaje a porovná je s objednávkou a dodacím listem. Připraví předkontaci do účetního systému. Co nesedí, pošle účetní i s popisem, v čem je rozdíl.

Domluvit konzultaci Celý katalog
Agent: Přijaté faktury Sdílená schránka faktury@

  1. spuštění: Přišlo PDF od stálého dodavatele, faktura FP-2026-0412

  2. hotovo: Vytěžil IČO, částky, sazby DPH, splatnost a číslo objednávky

  3. volání systému: Porovnal fakturu s objednávkou a dodacím listem v ERP

    erp.objednavka("OBJ-2026-0187") = 3 položky; DL-0931 pol. 2 = 18 ks

  4. volání systému: Navrhl předkontaci podle pravidel pro tohoto dodavatele

    predkontace("FP-2026-0412") = 501/321, DPH 21 %, středisko VYR

  5. čeká na člověka: Fakturováno 20 ks, dodáno 18 ks. Rozdíl poslal účetní ke kontrole

    Jana, účetní: čeká

  6. schváleno: Účetní ověřila u skladu doplnění 2 ks a doklad schválila

    Jana: schváleno

  7. dokončeno: Doklad je v účetním systému s předkontací a originálem v příloze

Ilustrační ukázka, postava i data jsou smyšlené. 7 kroků za 36 min, 1× rozhodl člověk

Stejná práce dnes a s agentem

Dnes ručně

  1. Faktury chodí do několika schránek, část na papíře nebo jako sken.
  2. Účetní údaje přepíše ručně, nebo je načte a pole po poli opravuje.
  3. Objednávku a dodací list dohledá v ERP, nebo se doptá nákupu a skladu.
  4. Předkontaci volí podle zkušenosti a poznámek k dodavateli.
  5. Nesrovnalosti řeší e-mailem, často až těsně před splatností.
  6. Doklad zapíše do účetního systému a ručně k němu založí přílohu.

S agentem

  1. Agent si faktury vezme ze sdílené schránky a ze složky skenů.
  2. Vytěží údaje i ze skenu nebo fotky, u nečitelného pole to řekne.
  3. Porovná fakturu s objednávkou a dodacím listem v ERP.
  4. Navrhne předkontaci podle pravidel a předchozích dokladů dodavatele.
  5. Shodné doklady připraví ke schválení, odchylky pošle účetní s popisem rozdílu.
  6. Účetní doklad schválí nebo opraví a agent ho zapíše i s originálem.
Jana, účetní

Agent připraví, účetní schválí

Agent fakturu sám nezaúčtuje. Připraví doklad s předkontací a účetní ho potvrdí, u shodných dokladů od stálých dodavatelů stačí rychlá kontrola. Odchylka od objednávky, nový dodavatel, jiné číslo účtu nebo částka nad limit jdou vždy k člověku i s vysvětlením, co přesně nesedí.

Pojistky

  • Agent nemá oprávnění zadávat platby ani měnit bankovní účty dodavatelů.
  • Když se na faktuře objeví jiné číslo účtu než v adresáři, doklad zastaví a upozorní účetní.
  • Faktury nad nastavený limit a od nových dodavatelů schvaluje vždy člověk.
  • Do účetního systému zapisuje jen koncept ke schválení, ne zaúčtovaný doklad.
  • Každý vytěžený údaj má odkaz na místo v originálu a každý krok je v záznamu.

Kde agent pracuje

  • E-mailová schránka (Microsoft 365, Gmail)
  • Účetní systém (Pohoda, Money S3, ABRA Flexi, Helios)
  • ERP s objednávkami a dodacími listy (Helios, SAP, ABRA Gen nebo vlastní systém)
  • Sdílené složky a SharePoint se skeny dokladů

Napojujeme se přes API, databázi nebo export. Jak přesně, víme po auditu – podle toho, co váš systém nabízí.

Co v pilotu měříme

  • podíl faktur zpracovaných bez ručního zásahu
  • čas od doručení faktury po zaúčtování
  • počet oprav, které účetní udělala ve vytěžených údajích a předkontaci
  • počet zachycených rozdílů proti objednávce a dodacímu listu
  • faktury zaplacené po splatnosti kvůli zdržení ve zpracování

Čísla neslibujeme z prezentace. Změříme je u vás a podle nich se rozhodnete.

Podle velikosti firmy

Malá firma

do 50 lidí

Obvykle jedna schránka, Pohoda nebo Money S3 a externí účetní. Agent připraví doklady tak, aby je účetní jen zkontrolovala, a pilot trvá zpravidla 3–4 týdny.

Střední firma

50–500 lidí

Faktury se párují s objednávkami a příjemkami v ERP, schvaluje více středisek. Agent hlídá schvalovací pravidla podle částky a střediska a posílá doklad správnému člověku.

Velká firma

nad 500 lidí

Více společností, poboček a měn, faktury v češtině, angličtině i němčině a centrální účtárna nad SAP nebo jiným ERP. Přihlášení přes SSO, oprávnění podle rolí a auditní záznam každého kroku.

Na co se ptáte

Co když agent fakturu přečte špatně?

U každého údaje agent ukazuje, odkud ho vzal, a u nejistých polí to přizná. Nic nezaúčtuje sám, doklad vždy prochází schválením účetní. Opravy, které účetní udělá, používáme v provozu k ladění pravidel.

Zvládne i fakturu jako sken nebo fotku?

Ano, skeny a fotky zpracuje přes OCR. Výsledek ale závisí na čitelnosti, proto agent u nečitelného pole nehádá a pošle doklad člověku. Když dodavatel posílá ISDOC nebo jiný strukturovaný formát, vezme data přímo z něj.

S jakým účetním systémem to funguje?

S tím, který používáte. Pohodu, Money S3, ABRA Flexi, Helios i další napojíme přes API, databázi nebo export. Kterou cestou, ukáže audit podle toho, co váš systém umožňuje.

Jak dlouho trvá nasazení?

Začínáme 60minutovou nezávaznou konzultací. AI audit trvá 1–3 týdny podle velikosti firmy, pilot 3–8 týdnů, typicky na fakturách jednoho střediska nebo skupiny dodavatelů. Podle naměřených výsledků pak rozhodnete, jestli pokračovat, upravit, nebo skončit.

Kde běží model a kde jsou naše faktury?

Podle dohody v cloudovém modelu v EU, nebo v lokálním modelu ve vaší infrastruktuře. Na vašich datech se nic netrénuje. Agent má přístup jen ke schránkám, složkám a systémům, které mu nastavíte.

Často navazují

Pojďme najít první proces, který agentovi předáte

Na konzultaci projdeme dva nebo tři procesy, kde vás rutina stojí nejvíc času. Řekneme, kde agent dává smysl, jak by vypadal pilot – a upřímně i to, kde by nepomohl.

Domluvit konzultaci Jak pracujeme

Nezávazná konzultace, 60 minut, online nebo u vás.

„Rád s vámi projdu, kde by vám agent ušetřil práci – a kde ne.“

Ing. Kamil Vašák, MBA, Balance Makers

+420 724 135 735 info@balancemakers.com