Malé firmy, do 50 lidí
Méně administrativy po večerech: jeden agent na faktury nebo poptávky, bez nového IT
V malé firmě dělá administrativu často majitel, nebo ji nedělá nikdo. Začneme jedním nebo dvěma agenty nad nástroji, které už máte: e-mail, Microsoft 365 nebo Google Workspace a účetní systém. Agent práci připraví, vy ji schválíte. Provoz hlídáme my.
Kde obvykle začínáme
Jeden proces, který vás pálí nejvíc
Nejčastěji začínáme fakturami, poptávkami nebo e-maily od zákazníků. Agent pracuje v nástrojích, které už máte, nic nového se u vás neinstaluje. Na konzultaci vybereme jeden proces a upřímně řekneme i to, kde agent smysl nedává.
Jak to u vás nejspíš vypadá
Administrativa po večerech
Faktury, nabídky a odpovědi na e-maily děláte vy nebo jeden člověk v kanceláři. Přes den na to není čas, tak se to dělá večer a o víkendu.
Chybí lidi, ne práce
Další administrativní pozici si nemůžete nebo nechcete dovolit. Zakázek ale přibývá a s nimi i přepisování a dohledávání.
„To není pro nás“
AI vypadá jako věc pro korporace s IT oddělením. Bojíte se ceny, složitosti a dalšího systému, o který se pak nikdo nestará.
Postup pro firmu vaší velikosti
-
1. 60 minut, nezávazně
Konzultace
Projdeme, kde vám utíká nejvíc času. Odejdete se 2–3 procesy, kde agent dává smysl, a upřímně i s těmi, kde ne.
-
2. asi 1 týden
AI audit
Projdeme jeden nebo dva procesy na skutečných dokladech a e-mailech. Dostanete návrh agenta, odhad rozpočtu včetně měsíčního provozu a seznam toho, co budeme v pilotu měřit.
-
3. 3–4 týdny
Pilot
Agent běží na vašich datech v omezeném rozsahu a vy schvalujete každý výstup. Na konci spolu rozhodneme: pokračovat, upravit, nebo skončit.
Na konci rozhodujete vy -
4. průběžně, měsíčně
Provoz a rozvoj
Agenta hlídáme, ladíme a aktualizujeme, vlastního IT člověka nepotřebujete. Druhého agenta přidáme, až když se první osvědčí.
Agenti, se kterými začínají firmy jako vaše
- Finance Agent pro přijaté faktury Vytěží přijatou fakturu, porovná ji s objednávkou a dodacím listem a připraví předkontaci. Rozhoduje člověk: Agent připraví, účetní schválí
- Obchod Agent pro poptávky a nabídky Přečte poptávku, ověří sklad, ceny a termíny v ERP a připraví nabídku ke schválení obchodníkovi. Rozhoduje člověk: Cenu a termín slibuje obchodník
- Zákaznická péče Agent pro zákaznické e-maily Roztřídí dotazy zákazníků, k rutinním připraví odpověď se zdrojem a složité předá vašim lidem. Rozhoduje člověk: Co smí agent poslat sám, určujete vy
- Vedení a controlling Agent pro reporty a controlling Připraví z ERP týdenní a měsíční report s komentářem odchylek a odpoví na dotazy vedení. Schválí controller. Rozhoduje člověk: Za čísla, která odcházejí, ručí controller
Systémy, na které se obvykle napojujeme
- Microsoft 365 nebo Google Workspace – e-mail, kalendář, dokumenty
- Účetní systém (Pohoda, Money S3, ABRA Flexi)
- Tabulky v Excelu nebo Google Sheets
- E-shop nebo formulář na webu
- Bankovní výpisy jako export
- Jednoduché CRM, pokud ho máte – napojíme přes API, databázi nebo export
Na co si dát pozor
Náklady na provoz
Kromě nasazení platíte provoz: modely, hosting a dohled. Odhad měsíčních nákladů dostanete už v auditu a v provozu je vidíte každý měsíc.
Závislost na jednom člověku
Proces, který zná jen jeden člověk, v auditu sepíšeme. Pravidla agenta jsou popsaná, takže práce nestojí, když je ten člověk na dovolené nebo odejde.
Jednoduchost
Žádný nový systém, který se musí lidé učit. Agent pracuje v e-mailu a nástrojích, které už používáte, a výsledek schválíte tam, kde pracujete.
Data
Doklady a e-maily zpracovávají cloudové modely v EU a na vašich datech se nic netrénuje. Agent dostane přístup jen k tomu, co potřebuje.
Na co se ptáte
Vyplatí se to i firmě s deseti lidmi?
Záleží na objemu opakované práce, ne na počtu lidí. Pokud se u vás každý den opakují faktury nebo poptávky, dává smysl to změřit. Když objem nestačí, řekneme vám to na konzultaci.
Kolik to stojí?
Cenu řekneme po konzultaci, až víme, co bude agent dělat. Skládá se z jednorázového nasazení a měsíčního provozu. Odhad obojího dostanete v auditu.
Potřebujeme vlastního IT člověka?
Ne. Napojení, provoz a aktualizace děláme my. Od vás potřebujeme přístupy a člověka, který proces zná a bude výstupy schvalovat.
Nemáme ERP, jen účetní program a Excel. Stačí to?
Ano, u malých firem je to běžné. Agent pracuje s účetním systémem, e-mailem i tabulkami. Napojíme ho přes API, databázi nebo export.
Co když to nebude fungovat?
Pilot je krátký a omezený. Když měření přínos neukáže, skončíme. Víte to dřív, než zaplatíte plné nasazení.
Pojďme najít první proces, který agentovi předáte
Na konzultaci projdeme dva nebo tři procesy, kde vás rutina stojí nejvíc času. Řekneme, kde agent dává smysl, jak by vypadal pilot – a upřímně i to, kde by nepomohl.
Nezávazná konzultace, 60 minut, online nebo u vás.
„Rád s vámi projdu, kde by vám agent ušetřil práci – a kde ne.“
Ing. Kamil Vašák, MBA, Balance Makers