Agent pro reporty a controlling, vedení a controlling
Týdenní report z ERP s komentářem odchylek a odkazem na zdrojová čísla
Agent se ptá do ERP a databáze jen pro čtení, poskládá týdenní nebo měsíční report a ke každé odchylce napíše krátký komentář s odkazem na čísla, ze kterých vychází. Odpovídá i na ad-hoc dotazy vedení. Než report odejde, zkontroluje ho controller.
-
spuštění: Plánované spuštění: týdenní report tržeb, marží a nákladů
-
volání systému: Načetl tržby, marže a náklady za uplynulý týden
sql.dotaz(trzby_tyden) = 412 řádků, jen čtení -
hotovo: Porovnal s plánem a stejným týdnem loni, označil 3 odchylky nad práh
-
volání systému: Dohledal, ze kterých zakázek vychází pokles marže u jedné produktové řady
sql.dotaz(marze_rada, tyden) = 38 řádků, jen čtení -
čeká na člověka: Report s komentáři k odchylkám čeká na kontrolu
Eva, controllerka: čeká -
schváleno: Eva doplnila komentář k nákladům a rozeslání schválila
Eva: schváleno -
dokončeno: Report odeslán vedení, u každého čísla je odkaz na zdrojový dotaz
Stejná práce dnes a s agentem
Dnes ručně
- Controller každý týden ručně exportuje data z ERP do Excelu.
- Čísla skládá do stejné tabulky a kontroluje, jestli sedí vzorce.
- Odchylky vysvětluje až na poradě, často zpaměti.
- Ad-hoc dotazy vedení typu „jak jsme na tom s marží u…“ přerušují ostatní práci.
- Report odchází v pátek odpoledne, nebo až v pondělí.
S agentem
- Agent v nastavený čas spustí připravené dotazy do ERP a databáze, jen pro čtení.
- Výsledky porovná s plánem a minulým obdobím a označí odchylky nad nastavený práh.
- Ke každé odchylce napíše krátký komentář a odkaz na zdrojová čísla.
- Controller report zkontroluje, doplní souvislosti a schválí rozeslání.
- Na ad-hoc dotaz vedení odpoví číslem, dotazem, ze kterého vychází, a upozorní na omezení dat.
Za čísla, která odcházejí, ručí controller
Agent připraví report a navrhne vysvětlení odchylek, rozeslání ale schvaluje controller. Výklad čísel, závěry a doporučení pro vedení zůstávají na lidech. Když agent nemá data, ze kterých by odchylku vysvětlil, napíše to, místo aby si důvod domýšlel.
Pojistky
- Do ERP a databáze má agent přístup jen pro čtení. Nic nezmění ani nesmaže.
- Každé číslo v reportu má odkaz na dotaz a období, ze kterého pochází.
- Bez schválení controllerem report neodejde mimo controlling.
- Na ad-hoc dotaz odpoví jen z dat, ke kterým má oprávnění tazatel. Mzdy nebo marže zakázek uvidí jen pověření lidé.
- Když si není jistý definicí ukazatele, zeptá se, místo aby ji odhadl.
Kde agent pracuje
- ERP (Helios, SAP, ABRA Gen nebo vlastní systém)
- Databáze (MS SQL, PostgreSQL, Oracle) – jen pro čtení
- Účetní systém (Pohoda, Money S3, ABRA Flexi)
- Plán a rozpočet v Excelu
- Microsoft 365 a SharePoint, Teams nebo e-mail pro rozeslání
Napojujeme se přes API, databázi nebo export. Jak přesně, víme po auditu – podle toho, co váš systém nabízí.
Co v pilotu měříme
- Čas od uzávěrky období do rozeslání reportu
- Počet ručních oprav, které controller v reportu udělá
- Kolik komentářů k odchylkám controller přijal beze změny
- Kolik ad-hoc dotazů agent zodpověděl správně a s odkazem na zdroj
Čísla neslibujeme z prezentace. Změříme je u vás a podle nich se rozhodnete.
Podle velikosti firmy
Malá firma
do 50 lidí
Majitel chce každé pondělí vidět tržby, marži a pohledávky po splatnosti. Agent čte z účetního systému a pošle krátký přehled e-mailem.
Střední firma
50–500 lidí
Controlling nad ERP, plán v Excelu a několik reportů pro různé ředitele. Agent připravuje týdenní a měsíční reporty a ad-hoc dotazy zodpovídá podle oprávnění tazatele.
Velká firma
nad 500 lidí
Datový sklad, BI nástroje a pevně dané definice ukazatelů. Agent používá jen schválené dotazy a definice a BI nenahrazuje: doplňuje komentáře a odpovědi nad stejnými daty.
Na co se ptáte
Nahradí agent náš BI nástroj?
Ne. Agent pracuje nad stejnými daty a doplňuje to, co BI neudělá: komentář k odchylkám a odpověď na dotaz běžnou češtinou. Dashboardy a reporty v BI zůstávají.
Jak poznáme, že si agent čísla nevymyslel?
Každé číslo má odkaz na dotaz a období, ze kterého je spočítané, a controller si dotaz může spustit znovu. Agent čísla nebere z paměti, vždy je získá dotazem do dat.
Může agent omylem změnit data v ERP?
Ne. Připojujeme ho účtem jen pro čtení, pokud to jde, tak k replice nebo datovému skladu, ne k produkční databázi.
U nás má marže jinou definici než jinde. Vadí to?
Nevadí. Definice ukazatelů sepíšeme v auditu a agent je používá. Když dotaz vedení žádné definici neodpovídá, zeptá se.
Uvidí přes agenta každý zaměstnanec všechna čísla?
Ne. Agent odpovídá podle oprávnění tazatele. Mzdy, marže zakázek nebo data jiných divizí uvidí jen ti, kdo k nim mají přístup už dnes.
Často navazují
- Finance Agent pro přijaté faktury Vytěží přijatou fakturu, porovná ji s objednávkou a dodacím listem a připraví předkontaci. Rozhoduje člověk: Agent připraví, účetní schválí
- Nákup a sklad Agent pro nákup a zásoby Hlídá minimální stavy a dodací lhůty, připraví návrh objednávek a urguje zpoždění. Nákupčí schvaluje. Rozhoduje člověk: Objednávku schvaluje nákupčí
- Celá firma Agent pro interní dotazy Odpoví zaměstnancům na dotazy ke směrnicím, IT a HR s citací z interního dokumentu. Co neví, předá dál. Rozhoduje člověk: Za odpověď ručí oddělení, které ji dává
Pojďme najít první proces, který agentovi předáte
Na konzultaci projdeme dva nebo tři procesy, kde vás rutina stojí nejvíc času. Řekneme, kde agent dává smysl, jak by vypadal pilot – a upřímně i to, kde by nepomohl.
Nezávazná konzultace, 60 minut, online nebo u vás.
„Rád s vámi projdu, kde by vám agent ušetřil práci – a kde ne.“
Ing. Kamil Vašák, MBA, Balance Makers