Agent pro přijaté objednávky, obchod a back-office
Objednávky z e-mailu, PDF a Excelu založené v ERP bez přepisování řádek po řádku
Agent přečte objednávku v běžném formátu, spáruje zákazníka a položky a založí zakázku v ERP. Ceny zkontroluje proti ceníku a dostupnost proti skladu. Co nesedí, pošle back-office, a když je vše v pořádku, připraví potvrzení zákazníkovi.
-
spuštění: Stálý odběratel poslal objednávku jako Excel, 14 řádků, dodání 20. 10.
-
hotovo: Spároval odběratele a všech 14 položek podle jeho objednacích kódů
-
volání systému: Zkontroloval ceny proti ceníku odběratele a dostupnost na skladě
erp.cenik("ODB-0412") = 13 OK, 1 rozdíl: PRF-40 12,90 vs 13,50 -
volání systému: Založil zakázku v ERP jako koncept
erp.zakazka.create(koncept) = ZAK-2026-1187, 14 řádků, sklad OK -
čeká na člověka: Odběratel uvádí u PRF-40 starou cenu. Rozdíl poslal ke kontrole
Lucie, back-office: čeká -
schváleno: Lucie potvrdila cenu podle platného ceníku a zakázku uvolnila
Lucie: schváleno -
dokončeno: Odběrateli odešlo potvrzení s termínem a upozorněním na cenu PRF-40
Stejná práce dnes a s agentem
Dnes ručně
- Objednávky chodí e-mailem jako text, PDF i Excel, každý zákazník jinak.
- Back-office je ručně přepíše do ERP řádek po řádku.
- Ceny kontroluje proti ceníku, dostupnost proti skladu.
- Odchylky řeší telefonem nebo e-mailem se zákazníkem a s obchodem.
- Potvrzení objednávky píše ručně, někdy až druhý den.
S agentem
- Agent přečte objednávku z e-mailu, PDF nebo Excelu.
- Spáruje zákazníka a položky, i když zákazník používá vlastní kódy.
- Ceny zkontroluje proti ceníku nebo smlouvě a dostupnost proti skladu.
- Založí zakázku v ERP jako koncept.
- Odchylky pošle back-office s popisem, co nesedí, shodné objednávky uvolní podle vašich pravidel.
- Připraví potvrzení zákazníkovi s cenami a termínem dodání.
O výjimkách rozhoduje back-office
Agent zakládá zakázky, ale o výjimkách nerozhoduje. Jiná cena než v ceníku, chybějící zboží, neznámý kód nebo nový zákazník jdou vždy k člověku i s návrhem řešení. Které shodné objednávky smí agent uvolnit bez kontroly, určíte vy a můžete to kdykoli změnit.
Pojistky
- Bez kontroly uvolní zakázku jen u zákazníků a částek, které výslovně povolíte.
- Ceník ani obchodní podmínky zákazníka nemění, na rozdíl jen upozorní.
- Potvrzení s jinou cenou nebo termínem, než zákazník chtěl, neodešle bez schválení.
- Hlídá duplicity, aby stejná objednávka nevznikla v ERP dvakrát.
- Každá zakázka má odkaz na původní e-mail a přílohu a záznam všech kroků agenta.
Kde agent pracuje
- E-mailová schránka (Microsoft 365, Gmail)
- ERP se zakázkami, ceníky a skladem (Helios, SAP, ABRA Gen nebo vlastní systém)
- B2B portál nebo e-shop, pokud objednávky chodí i tudy
- Převodní tabulky kódů zákazníků (Excel, SharePoint)
Napojujeme se přes API, databázi nebo export. Jak přesně, víme po auditu – podle toho, co váš systém nabízí.
Co v pilotu měříme
- čas od doručení objednávky po založení zakázky v ERP
- podíl objednávek založených bez ruční opravy
- počet zachycených cenových a skladových odchylek
- čas do odeslání potvrzení zákazníkovi
- chyby v zakázkách zjištěné až při expedici nebo fakturaci
Čísla neslibujeme z prezentace. Změříme je u vás a podle nich se rozhodnete.
Podle velikosti firmy
Malá firma
do 50 lidí
Objednávky chodí do jedné schránky a zakázky se zakládají v účetním systému nebo menším ERP. Pilot rozjedeme na jednom typu objednávek, třeba od stálých odběratelů.
Střední firma
50–500 lidí
Mnoho zákazníků s vlastními formáty a kódy, ceníkové skupiny a více lidí v back-office. Agent pracuje s převodními tabulkami kódů a s pravidly, kdo schvaluje jakou odchylku.
Velká firma
nad 500 lidí
Objednávky pro více společností a skladů, v několika jazycích, zakázky v SAP nebo jiném enterprise ERP. Napojení přes API s oprávněními podle rolí, SSO a auditní záznam ke každé zakázce.
Na co se ptáte
Co když zákazník pošle objednávku jinak než obvykle?
Agent nepotřebuje pevnou šablonu, čte text, tabulky i PDF. Když si ale není jistý, který řádek je položka nebo jaký kód zákazník myslí, nehádá a pošle objednávku člověku. Nový formát pak doplníme do pravidel.
Může agent objednávky rovnou uvolňovat?
Může, pokud to povolíte, a jen v případech, které určíte, třeba stálý zákazník, ceny podle ceníku a zboží skladem. Na začátku pilotu doporučujeme kontrolovat všechno. Pravidla pak rozšiřujete podle naměřených výsledků.
Jak se agent napojí na naše ERP?
Přes API, databázi nebo export a import, podle toho, co váš systém umožňuje. Agent má jen oprávnění, která mu nastavíte, typicky čtení ceníků a skladu a zakládání konceptů zakázek.
Jak dlouho trvá nasazení?
Začínáme 60minutovou nezávaznou konzultací. AI audit trvá 1–3 týdny podle velikosti firmy, pilot 3–8 týdnů na omezeném okruhu zákazníků. Podle naměřených výsledků pak rozhodnete, jestli pokračovat, upravit, nebo skončit.
Často navazují
- Obchod Agent pro poptávky a nabídky Přečte poptávku, ověří sklad, ceny a termíny v ERP a připraví nabídku ke schválení obchodníkovi. Rozhoduje člověk: Cenu a termín slibuje obchodník
- Finance Agent pro přijaté faktury Vytěží přijatou fakturu, porovná ji s objednávkou a dodacím listem a připraví předkontaci. Rozhoduje člověk: Agent připraví, účetní schválí
- Nákup a sklad Agent pro nákup a zásoby Hlídá minimální stavy a dodací lhůty, připraví návrh objednávek a urguje zpoždění. Nákupčí schvaluje. Rozhoduje člověk: Objednávku schvaluje nákupčí
Pojďme najít první proces, který agentovi předáte
Na konzultaci projdeme dva nebo tři procesy, kde vás rutina stojí nejvíc času. Řekneme, kde agent dává smysl, jak by vypadal pilot – a upřímně i to, kde by nepomohl.
Nezávazná konzultace, 60 minut, online nebo u vás.
„Rád s vámi projdu, kde by vám agent ušetřil práci – a kde ne.“
Ing. Kamil Vašák, MBA, Balance Makers