Střední firmy, 50–500 lidí
Méně ručního přepisování mezi e-mailem, Excelem a ERP, jeden proces po druhém
Firma roste, nábor nestíhá a lidé přepisují objednávky, faktury a poptávky mezi e-mailem, Excelem a ERP. Začneme auditem procesů a pilotem na jednom z nich. Návratnost změříme u vás a další agenty přidáme, až když se první osvědčí.
Kde obvykle začínáme
Audit procesů a pilot na jednom z nich
V auditu projdeme 2–3 kandidáty, vybereme ten s nejjasnějším přínosem a navrhneme napojení na ERP. Pilot běží na reálných datech v omezeném rozsahu a měří přesně to, na čem jsme se v auditu dohodli. IT manažer je u návrhu od začátku.
Jak to u vás nejspíš vypadá
Ruční přepisy mezi systémy
Objednávka přijde e-mailem, někdo ji přepíše do ERP a potvrzení napíše ručně. Totéž u faktur, poptávek a reklamací. Chyby se najdou až u zákazníka.
Růst bez náboru
Zakázek přibývá rychleji než lidí. Administrativní pozice se špatně obsazují a zaškolení nového člověka trvá měsíce.
Návratnost a integrace
Finanční ředitel chce vědět, co to přinese. IT chce vědět, co to udělá s ERP a bezpečností. Obecná prezentace na to neodpoví, měření na vašem procesu ano.
Postup pro firmu vaší velikosti
-
1. 60 minut, nezávazně
Konzultace
Sejdeme se s tím, kdo proces vlastní, ideálně i s IT. Vybereme 2–3 procesy, kde agent dává smysl, a řekneme i to, kde ne.
-
2. asi 2 týdny
AI audit
Projdeme procesy na reálných datech, ověříme, jak jde napojit ERP a CRM, a navrhneme architekturu. Dostanete odhad přínosu a rozpočtu a seznam toho, co budeme v pilotu měřit.
-
3. 4–6 týdnů
Pilot
Jeden agent na jednom procesu v reálném provozu, na omezeném rozsahu, třeba jedna schránka nebo jeden typ dokladu. Měříme a na konci rozhodneme: pokračovat, upravit, nebo skončit.
Na konci rozhodujete vy -
4. průběžně, měsíčně
Provoz a rozvoj
Agenta hlídáme, ladíme a aktualizujeme modely. Každý měsíc vidíte náklady a výsledky. Další agenty přidáváme postupně, podle dat z provozu.
Agenti, se kterými začínají firmy jako vaše
- Obchod a back-office Agent pro přijaté objednávky Převede objednávku z e-mailu, PDF nebo Excelu na zakázku v ERP a odchylky od ceníku pošle člověku. Rozhoduje člověk: O výjimkách rozhoduje back-office
- Finance Agent pro přijaté faktury Vytěží přijatou fakturu, porovná ji s objednávkou a dodacím listem a připraví předkontaci. Rozhoduje člověk: Agent připraví, účetní schválí
- Obchod Agent pro poptávky a nabídky Přečte poptávku, ověří sklad, ceny a termíny v ERP a připraví nabídku ke schválení obchodníkovi. Rozhoduje člověk: Cenu a termín slibuje obchodník
- Servis Agent pro reklamace a servis Přijme reklamaci, dohledá zakázku a záruku, vyžádá chybějící údaje a navrhne řešení technikovi. Rozhoduje člověk: O uznání reklamace rozhoduje technik
Systémy, na které se obvykle napojujeme
- ERP (Helios, SAP, ABRA Gen nebo vlastní systém)
- Účetní systém (Pohoda, Money S3, ABRA Flexi)
- CRM a obchodní evidence – napojíme přes API, databázi nebo export
- Databáze (MS SQL, PostgreSQL, Oracle) – jen pro čtení
- Microsoft 365 a SharePoint
- Google Workspace
- Sdílené schránky, třeba objednávky@, fakturace@, reklamace@
- Helpdesk nebo ticketovací systém
Na co si dát pozor
Oprávnění agenta
Agent dostane vlastní účet s právy jako nový kolega: jen agendy a operace, které potřebuje. Čtení a zápis do ERP nastavujeme zvlášť.
Schvalovací pravidla
Předem určíme, co agent jen připraví a co schvaluje člověk, podle částky, zákazníka nebo typu dokladu. Pravidla upravíme podle výsledků pilotu.
Napojení na ERP
ERP napojíme přes API, databázi nebo export podle toho, co váš systém a jeho dodavatel umožňují. Zápisy do ERP nejdřív testujeme mimo ostrý provoz.
Záznam každého kroku
Zaznamenává se, co agent přečetl, co navrhl a kdo to schválil. Když se něco pokazí, dá se dohledat, kde chyba vznikla.
Na co se ptáte
Jak poznáme návratnost dřív, než zaplatíme plné nasazení?
V auditu se dohodneme, co budeme měřit, a pilot to změří na vašich datech. O rozšíření rozhodujete podle výsledků pilotu, ne podle slibů.
Musíme kvůli tomu měnit ERP?
Ne. Agent pracuje nad vaším stávajícím systémem a napojíme ho přes API, databázi nebo export. Pokud ERP něco neumožňuje, řekneme to už v auditu.
Jakou roli bude mít náš IT manažer?
Je u návrhu od začátku. Dostane popis architektury, přístupů a toku dat a rozhoduje, kde agent poběží a k čemu se dostane.
Kam odcházejí naše data?
Do cloudových modelů v EU, nebo na lokální model ve vaší infrastruktuře. Na vašich datech se nic netrénuje. Podrobnosti najdete na stránce Bezpečnost.
Kolik agentů můžeme mít?
Tolik, kolik se vyplatí. Doporučujeme začít jedním a další přidávat postupně, aby každý měl změřený přínos a člověka, který za něj odpovídá.
Pojďme najít první proces, který agentovi předáte
Na konzultaci projdeme dva nebo tři procesy, kde vás rutina stojí nejvíc času. Řekneme, kde agent dává smysl, jak by vypadal pilot – a upřímně i to, kde by nepomohl.
Nezávazná konzultace, 60 minut, online nebo u vás.
„Rád s vámi projdu, kde by vám agent ušetřil práci – a kde ne.“
Ing. Kamil Vašák, MBA, Balance Makers